Manual de usuario de Inquora

Inquora es el sistema con el que administras un edificio o condominio sin hojas de cálculo: registras los gastos del mes, el sistema calcula automáticamente cuánto le toca pagar a cada departamento, y cada residente ve su cuota y declara su pago desde su celular.

Está pensado para el administrador que hoy lleva todo en Excel y WhatsApp, y para la junta de propietarios que quiere cuentas claras sin discusiones. No necesitas conocimientos técnicos: si sabes usar WhatsApp, sabes usar Inquora.

Administrar un edificio suele verse así: una planilla de Excel que solo entiende una persona, recibos en fotos de WhatsApp, y cada mes las mismas preguntas — “¿cuánto me toca?”, “¿por qué subió?”, “¿quién no ha pagado?”.

• ·Cálculo manual mes a mes. Repartir el total entre los departamentos según su porcentaje, a mano, es lento y se presta a errores.
• ·Cobranza a ciegas. Saber quién pagó y quién no exige revisar mensajes y transferencias una por una.
• ·Falta de transparencia. Cuando el residente no ve en qué se gasta, aparecen los reclamos y la desconfianza.
• ·Todo depende de una persona. Si el administrador se va, se va la planilla y el historial.

Inquora convierte eso en un proceso: cargas los gastos una vez y el sistema calcula, cobra, registra y muestra. El historial queda en la nube, no en la laptop de alguien.

El modelo es simple y sigue exactamente la lógica de un edificio real:

1. 1Tu organización es la administradora o la junta. Puede tener uno o varios edificios.
2. 2El edificio contiene sus departamentos (o locales, oficinas, estacionamientos).
3. 3Cada departamento tiene una participación (%): cuánto le corresponde pagar de los gastos comunes.
4. 4Cada mes registras los gastos (luz, agua, limpieza, vigilancia…). El sistema los reparte y genera la cuota de cada departamento.
5. 5El residente ve su cuota en su celular, declara su pago, y tú lo apruebas. Listo: el mes queda cuadrado.

No hay dos edificios iguales, y esa es justamente la razón por la que muchos sistemas no sirven. Inquora se ajusta a cómo funciona tu complejo, no te obliga a cambiar tu forma de trabajar.

Todo eso ya viene resuelto y lo configuras tú, sin ayuda de nadie. Y si tu caso tiene algo que aquí no aparece, sigue leyendo: lo adaptamos.

Ningún software estándar cubre el 100% de un negocio, y quien te diga lo contrario no ha administrado un edificio. Por eso Inquora no se vende como una caja cerrada: partimos de lo que ya funciona y lo ajustamos a cómo opera tu complejo.

La adaptación ocurre en tres niveles, y la mayoría de los casos se resuelve en el primero:

Así trabajamos cuando algo no calza:

1. 1Nos cuentas cómo lo haces hoy: tu planilla, tu forma de cobrar, tus reglas internas.
2. 2Revisamos qué se resuelve configurando y qué requiere desarrollo, y te lo decimos con franqueza, incluso cuando la respuesta es que no te conviene.
3. 3Dejamos el edificio cargado con tus datos reales para que lo veas funcionando antes de decidir.
4. 4Lo que requiera desarrollo se cotiza y se agenda por separado, con un alcance escrito.

Algunas necesidades que ya nacieron de pedidos de administradores reales: cargar el padrón pegando la lista desde Excel, participación calculada por metros cuadrados, separar el fondo operativo del de reserva, y cobrar una obra en varias cuotas sin mezclarla con la cuota mensual.

Empezar toma menos de dos minutos. Solo necesitas tu correo y el nombre de tu edificio.

1. 1Entra a Inquora y crea tu cuenta con tu correo y una contraseña.
2. 2Al ingresar por primera vez verás la pantalla de bienvenida con dos caminos.
3. 3Elige Crear mi organización (el otro camino, “Tengo un código de invitación”, es para los residentes).
4. 4Escribe el nombre de tu organización (tu administradora o junta), el nombre del edificio y su dirección.
5. 5Toca Crear organización.

Apenas creas la organización, Inquora abre un asistente paso a paso que te deja el edificio configurado y listo para cobrar. No puedes saltártelo: es justamente lo que evita empezar con un sistema vacío que no sabes usar.

1. 1Paso 1 — Departamentos. Indica cuántos pisos tiene el edificio y cuántas unidades hay por piso; el asistente los genera solos (101, 102… 504). También puedes agregarlos uno por uno si tu numeración es especial.
2. 2Paso 2 — Coeficientes. Asigna la participación de cada unidad. Si todas son iguales, toca Auto-distribuir equitativamente y listo.
3. 3Paso 3 — Conceptos de gasto. Deja preparados los conceptos que usarás cada mes (luz, agua, limpieza, vigilancia…).

En Usuarios → Departamentos ves todas tus unidades, su participación y su estado. Arriba siempre tienes el control clave: la participación total, que debe sumar 100%.

Para agregar unidades toca Agregar. Tienes tres formas, según cómo sea tu edificio:

La participación define cuánto paga cada unidad de los gastos comunes. Es el corazón del cálculo, y por eso Inquora te da tres caminos para definirla.

• ·Partes iguales. Un botón reparte 100% entre todas las unidades. Ideal si todos los departamentos son similares.
• ·Por metros cuadrados. Cargas el área (m²) de cada unidad y el sistema calcula el porcentaje proporcional. Es lo más común en edificios con departamentos de distinto tamaño.
• ·Manual. Escribes el porcentaje exacto de cada unidad, por ejemplo si tu reglamento ya lo fija.

1. 1Toca cualquier departamento de la lista para abrir su ficha.
2. 2Escribe su participación (%) y, opcionalmente, su área (m²).
3. 3Toca Guardar cambios.
4. 4Si cargaste los m² de todas las unidades, usa Distribuir por m² en el listado para que el sistema calcule los porcentajes solo.

Esta es tu rutina mensual, y es la parte que más tiempo te ahorra. En Gastos → Movimientos cargas lo que costó el edificio este mes; el sistema hace el reparto.

1. 1Verifica que estés en el mes correcto (arriba, con las flechas).
2. 2Toca Añadir gasto.
3. 3Escribe el nombre del gasto (por ejemplo, “Ascensor (mantenimiento)”).
4. 4Elige cómo se reparte: Por participación (%) o Partes iguales. Si lo paga el fondo del edificio, elige Saldo actual e indica de qué fondo sale.
5. 5Escribe el monto y toca Agregar.

Cada gasto puede repartirse de dos maneras según su naturaleza: por participación (los servicios generales, que se pagan según el tamaño de cada unidad) o en partes iguales (aquello donde todos usan lo mismo, como la vigilancia).

Un gasto extraordinario es lo que no se repite todos los meses: pintar la fachada, cambiar la bomba de agua, arreglar el ascensor. Tiene su propio botón — Gasto extraordinario — para que nunca se mezcle con los gastos corrientes.

Al registrarlo eliges cómo se cubre:

1. 1En Gastos → Movimientos, toca Gasto extraordinario.
2. 2Escribe el nombre y el monto total de la obra.
3. 3Elige Cuota extraordinaria (se cobra) o Fondo común (lo paga el fondo).
4. 4Si es cuota extraordinaria, indica cómo se reparte y en cuántas cuotas se cobrará.
5. 5Toca Registrar gasto extraordinario.

En Gastos → Cobros tienes la foto completa de la cobranza del mes: cuánto se debía cobrar, cuánto entró, y el estado de cada departamento.

• ·Total — lo que suma la cobranza del mes.
• ·Pagado — cuánto entró realmente, y qué porcentaje representa.
• ·Aprobado / En revisión / Pendiente — cuántas unidades hay en cada estado.

Debajo, cada departamento con su cuota, lo pagado, el arrastre del mes anterior, su participación y su estado. Cuando un residente declara un pago, aparecen los botones Aprobar y Rechazar justo en su fila.

Muchos edificios manejan un fondo común para imprevistos, y otros separan además un fondo de reserva para obras mayores. Inquora soporta los dos, por separado.

1. 1En Gastos → Movimientos, toca el chip del Fondo (arriba a la derecha).
2. 2Elige la pestaña Operativo o Reserva.
3. 3Usa Agregar al fondo para registrar un aporte, o Ajustar saldo para corregir el saldo.

Cuando registras un gasto pagado Del fondo, eliges de cuál sale y el saldo se descuenta automáticamente. Cada movimiento queda registrado y el residente puede verlo.

Los avisos reemplazan al grupo de WhatsApp para lo importante: cortes de agua, asambleas, recordatorios de cuota. Se publican una vez y todos los residentes los ven en su app.

1. 1Entra a Avisos y toca Nuevo aviso.
2. 2Escribe el título y el mensaje, y elige la categoría (general, mantenimiento, gastos).
3. 3Publícalo. Aparecerá de inmediato en la pantalla de inicio de cada residente.

Aquí está la otra mitad del sistema —y la que hace que los reclamos bajen—. El residente entra desde su celular y ve, sin pedirle nada a nadie, cuánto debe, por qué, y en qué se está gastando la plata del edificio.

• ·Su cuota del mes, con el desglose concepto por concepto (luz, agua, limpieza…) y cuánto le tocó de cada uno.
• ·Su estado: pendiente, en revisión o pagado.
• ·Los avisos del edificio.
• ·La cobranza de todo el edificio: cuántos pagaron y cuántos no.
• ·Los movimientos del fondo común y de reserva.

Este es el ciclo completo, y muestra cómo lo que hace uno se refleja en el otro de inmediato.

1. 1El residente ve su cuota en Pendiente y toca Declarar pago.
2. 2Confirma el monto y, si quiere, adjunta el comprobante de su transferencia.
3. 3Su cuota pasa a En revisión: ya te avisó que pagó.
4. 4Tú lo ves en Gastos → Cobros, con los botones Aprobar y Rechazar en su fila.
5. 5Tocas Aprobar y la cuota queda Pagado, tanto para ti como para él.

La mayoría de los conflictos en un edificio nacen de la misma raíz: nadie sabe en qué se fue la plata. Inquora resuelve eso mostrándole al residente lo mismo que ves tú, sin que tenga que pedirlo.

• ·Cuánto costó cada servicio del mes (agua, luz, limpieza…), con su monto.
• ·Quién pagó y quién no en todo el edificio, unidad por unidad.
• ·Los fondos: saldo operativo y de reserva.
• ·Los movimientos del fondo: qué se pagó con la plata común y cuánto quedó.
• ·Los gastos extraordinarios, separados de su cuota normal para que no se confundan.

Inquora se adapta a la pantalla desde la que trabajas, sin que tengas que aprender dos sistemas distintos.

Si tu edificio tiene vigilancia, Inquora incluye el módulo de Seguridad para que el turno quede registrado y no dependa de un cuaderno.

• ·Paquetería — registrar la llegada de un paquete y marcar cuándo se entregó, con el departamento correspondiente.
• ·Checklist / rondas — tareas del turno con plantillas configurables (diarias, semanales, mensuales) y su cumplimiento.
• ·Asistencia — marcación del personal con validación por ubicación.
• ·Registro de accesos y reportes de incidentes.

La información de tu edificio es tuya y está protegida por diseño.

• ·Cada quien ve solo lo que le corresponde. Un residente ve su cuota y la información general del edificio; nunca los datos personales de otros.
• ·Permisos por rol. Administrador, residente y vigilante tienen accesos distintos, y tú decides quién es quién.
• ·Datos en la nube, con respaldo. El historial no vive en la laptop de una persona: si cambia el administrador, la información se queda.
• ·Pedimos el mínimo dato posible. No necesitamos más de lo que hace falta para administrar el edificio.

Consulta la política de privacidad y los términos en el sitio para el detalle legal completo.

¿Tengo que pasar todo mi Excel al sistema? No. Cargas las unidades (puedes pegar la lista desde tu Excel) y empiezas por el mes actual. El historial viejo puede quedarse donde está.

¿Qué pasa si mis departamentos tienen numeración rara? Ninguno es raro para Inquora: A201, PH-1, Local 3, Estacionamiento 12. Se cargan tal cual, incluso mezclados.

¿Puedo administrar más de un edificio? Sí, desde la misma cuenta, cambiando de edificio con un selector.

¿Los residentes tienen que pagar por usar la app? No. El servicio lo contrata la administración o la junta; los residentes usan la app sin costo.

¿La app cobra los pagos? No procesamos pagos: el residente paga como siempre (transferencia, depósito) y declara el pago en la app para que tú lo apruebes. Así mantienes tu forma de cobrar.

¿Y si me equivoco en un monto? Lo editas y el sistema recalcula todo solo. Mientras el mes esté abierto, todo es corregible.

¿Necesito instalar algo? El administrador puede trabajar directo desde el navegador de su computadora. Los residentes usan la app en su celular.

¿Qué pasa si cambia el administrador? La información es de la organización, no de la persona. El nuevo administrador entra y encuentra todo el historial.

¿Quieres ver Inquora funcionando con los datos de tu edificio, o tienes una duda antes de decidir? Escríbenos y te respondemos personalmente.

Para temas de privacidad o tus datos: legal@delportaltechnologies.com.